{"id":208,"date":"2014-06-30T16:26:12","date_gmt":"2014-06-30T19:26:12","guid":{"rendered":"http:\/\/www.hectordufau.com.br\/wp\/?p=208"},"modified":"2014-07-05T12:17:41","modified_gmt":"2014-07-05T15:17:41","slug":"como-obter-sucesso-como-um-gerente-de-projetos-iniciante","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.hectordufau.com.br\/wp\/?p=208","title":{"rendered":"Como obter sucesso como um Gerente de Projetos iniciante"},"content":{"rendered":"

Esse artigo \u00e9 uma tradu\u00e7\u00e3o livre do que foi publicado no site do Dennis Yu,<\/a> Expert em Facebook Marketing, sob o t\u00edtulo How to Succeed as a First-Time Project Manager<\/a><\/p>\n

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Como obter sucesso como um gerente de projetos iniciante<\/strong><\/p>\n

Parab\u00e9ns! Voc\u00ea foi promovido para gerenciar o seu primeiro projeto. Voc\u00ea j\u00e1 demonstrou que \u00e9 uma boa abelha oper\u00e1ria – voc\u00ea pode fazer campanhas, elabora\u00e7\u00e3o de relat\u00f3rios, e fazer qualquer outra coisa que tenha sido atribu\u00eddo a voc\u00ea.<\/p>\n

Mas gerenciar um projeto \u00e9 um assunto completamente diferente. Agora, em vez de obedientemente fazer o que lhe disseram, voc\u00ea tem que descobrir o que o cliente quer, criar planos de projeto, coordenar v\u00e1rias pessoas, e certificar-se de que as coisas acontecem na hora certa e da maneira certa. Sendo novo na posi\u00e7\u00e3o e, talvez, at\u00e9 mesmo jovem (o que torna mais dif\u00edcil), voc\u00ea est\u00e1 com medo de que seus colegas de trabalho e o cliente n\u00e3o o respeitem, ou pensem que voc\u00ea n\u00e3o tem autoridade.<\/p>\n

Relaxe – use essas t\u00e9cnicas simples e dif\u00edcilmente vai falhar.<\/p>\n

Em primeiro lugar, seja organizado<\/strong>. Se voc\u00ea n\u00e3o organizar a si mesmo, de modo algum voc\u00ea poder\u00e1 come\u00e7ar a pensar sobre o acompanhamento de tudo o que seus colegas estejam fazendo. Voc\u00ea est\u00e1 usando Basecamp para acompanhar quem est\u00e1 fazendo o qu\u00ea? Cada tarefa deve ter uma descri\u00e7\u00e3o, ser atribu\u00edda a uma pessoa, e ter uma data de prazo. Estes tr\u00eas itens s\u00e3o os blocos de constru\u00e7\u00e3o do gerenciamento de projetos \u2013 quem faz, o que faz e para quando.<\/p>\n

Use-o para qualquer coisa que voc\u00ea poderia esquecer – pessoas que voc\u00ea tem que ligar, coisas que voc\u00ea precisa ler, mesmo recados pessoais. Voc\u00ea n\u00e3o precisa do Microsoft Project Central ou qualquer fantasia de software – at\u00e9 mesmo o recurso Tarefas no Gmail \u00e9 suficiente. Mesmo um caderno espiral simples funciona muito bem.<\/p>\n

Quando voc\u00ea est\u00e1 organizado, voc\u00ea n\u00e3o precisa se preocupar com uma coisa que sabe que foi dita h\u00e1 algumas semanas, mas que perdeu o controle. Horr\u00edvel sensa\u00e7\u00e3o de estar perdido e para tr\u00e1s – \u00e9 como se estivesse se afogando. Ent\u00e3o, n\u00e3o se deixe nesta situa\u00e7\u00e3o. Verifique seus e-mails duas vezes por dia e rapidamente cuide das coisas, fazendo um dos seguintes – Fazer, excluir ou delegar<\/em><\/strong>.<\/p>\n

N\u00e3o h\u00e1 outra op\u00e7\u00e3o. N\u00e3o leia para depois marcar como n\u00e3o lido. N\u00e3o passe pelas coisas com o pensamento de que voc\u00ea vai voltar ao assunto mais tarde. Voc\u00ea ganha muita efici\u00eancia ao cuidar das coisas apenas uma vez – a primeira vez. Al\u00e9m disso, quando voc\u00ea cuidar das coisas de imediato, elas n\u00e3o se tornar\u00e3o em problemas maiores que resultam depois em todo o tipo de drama.<\/p>\n

Eu n\u00e3o posso te dizer quantas pessoas eu vejo que se queixam de estarem ocupadas ou que tem muitos e-mails, quando tudo o que elas realmente fazem \u00e9 apenas mover areia de uma pilha para outra, com nada feito.<\/p>\n

Em segundo lugar, crie uma declara\u00e7\u00e3o espec\u00edfica da meta<\/strong>. Se voc\u00ea tiver sorte o suficiente para ter apenas um projeto para gerenciar, isso \u00e9 f\u00e1cil. O cliente pode querer um site para fazer X em um tempo Y por Z d\u00f3lares. Ent\u00e3o voc\u00ea tem que quebrar X em tarefas mensur\u00e1veis de poucos minutos para atribuir \u00e0s pessoas. Talvez haja uma Declara\u00e7\u00e3o de Trabalho que voc\u00ea pode fazer refer\u00eancia, e onde a maior parte do trabalho foi feita por voc\u00ea.<\/p>\n

De qualquer modo, voc\u00ea deve verificar e confirmar novamente os requisitos com o cliente, se n\u00e3o por outra raz\u00e3o que seja para mostar a eles que voc\u00ea se importa e para come\u00e7ar a construir um relacionamento. Muitos gerentes de projeto iniciantes falham escondendo-se desde o in\u00edcio, deixando seu projeto se destruir em chamas enquanto mordem os l\u00e1bios em sil\u00eancio. Talvez estejam com medo de parecerem est\u00fapidos ou por qualquer outro motivo, mas o resultado l\u00edquido destas boas inten\u00e7\u00f5es \u00e9 o fracasso, tudo a mesma coisa.<\/p>\n

Estabele\u00e7a com o cliente que voc\u00ea \u00e9 o l\u00edder – a pessoa que pode cuidar de qualquer coisa –\u00a0 \u00e9 fundamental para iniciar com o p\u00e9 direito. Em seguida, tire a carga do seu chefe, que provavelmente n\u00e3o quer entrar no assunto e fazer o seu trabalho para voc\u00ea. Seu chefe est\u00e1 ocupado fazendo outras coisas, e se for um bom chefe, s\u00f3 vai querer intervir se voc\u00ea estiver em apuros.<\/p>\n

Se o cliente sente a necessidade de retransmitir os requisitos ou outra comunica\u00e7\u00e3o do projeto com o seu chefe, ent\u00e3o eles est\u00e3o dizendo que voc\u00ea n\u00e3o conseguiu fazer o seu trabalho. Ent\u00e3o voc\u00ea tem quer estabelecer os requisitos cedo e deixar claro que voc\u00ea \u00e9 respons\u00e1vel.<\/p>\n

Em terceiro lugar,\u00a0 comunique-se ativamente com suas partes interessadas no projeto<\/strong>. N\u00f3s gostamos de usar o modelo RACI<\/a>, que significa Respons\u00e1vel, Aprovador, Consultado, e Informado.<\/p>\n

Voc\u00ea \u00e9 o R – o que significa que voc\u00ea \u00e9 respons\u00e1vel pelo sucesso do projeto. Completamente.<\/strong><\/p>\n

A bola est\u00e1 com voc\u00ea, e mesmo assim n\u00e3o responderam ao seu e-mail ou deram-lhe acesso a aquele sistema particular. \u00c9 o seu trabalho ficar em cima de pend\u00eancias, em vez de ter um grande conjunto de desculpas quando algu\u00e9m falha em sil\u00eancio. H\u00e1 apenas um R. A<\/strong> \u00e9 o aprovador, que abrange v\u00e1rias pessoas que s\u00e3o aprovadoras da realiza\u00e7\u00e3o de determinadas tarefas.<\/p>\n

\u00c0s vezes voc\u00ea \u00e9 o R e o A em pequenos projetos<\/strong>. Mas frequentemente voc\u00ea delega tarefas para engenheiros e designers que est\u00e3o envolvidos com outras coisas. E essas pessoas v\u00e3o esquecer de fazer as suas coisas, ou v\u00e3o faz\u00ea-las indevidamente, e dar\u00e3o desculpas porque era responsabilidade de outra pessoa, e assim por diante.<\/p>\n

Voc\u00ea est\u00e1 l\u00e1 para resolver esses problemas antes de se tornarem vis\u00edveis para o cliente –\u00a0 voc\u00ea quer monitorar isso antes de ter que alterar o cronograma de forma irrepar\u00e1vel, e antes de uma grande emerg\u00eancia.<\/p>\n

Um grande gerente de projeto pode ver os problemas com anteced\u00eancia, ent\u00e3o escalar conforme necess\u00e1rio. C \u00e9 consultado<\/strong>, o que significa que voc\u00ea pode precisar da per\u00edcia, conselho ou permiss\u00e3o de outros para continuar. O papel C \u00e9 perigoso aqui, j\u00e1 que um monte de gente vai querer estar envolvido em seu projeto, especialmente se for de alto perfil e envolve m\u00eddia social – algo que todo mundo acha que \u00e9 um especialista.<\/p>\n

Para evitar a loucura de reuni\u00f5es, onde voc\u00ea n\u00e3o consegue realizar reuni\u00f5es por causa de muitas pessoas que querem participar, deixe muito claro quem faz o qu\u00ea na se\u00e7\u00e3o Aprovador – a lista de tarefas. Voc\u00ea vai se deparar com muitas pessoas da empresa ou corpora\u00e7\u00e3o que dizem que s\u00e3o respons\u00e1veis por algo vago, e sobre isso voc\u00ea vai explicar educadamente o seu papel, quem \u00e9 o aprovador de determinada tarefa e, em seguida, pedir-lhes exatamente o que eles gostariam de fazer neste projeto.<\/p>\n

Se voc\u00ea \u00e9 gentil, poder\u00e1 pacificar os \u00e2nimos e disputas. Se voc\u00ea \u00e9 mais duro, ofender\u00e1 essas pessoas, mesmo que esteja claro que eles n\u00e3o t\u00eam habilidades \u00fateis espec\u00edficas para o projeto ou adicionar qualquer tipo de valor. I<\/strong> \u00e9 Informado. Estas s\u00e3o as pessoas que devem ser mantidas atualizadas, geralmente depois que voc\u00ea tomou uma decis\u00e3o e realizado alguma a\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

\u00c9 necess\u00e1rio perguntar com anteced\u00eancia aos Consultados antes de avan\u00e7ar em uma decis\u00e3o. Como a maioria das pessoas da empresa atribuem o seu valor em propor\u00e7\u00e3o direta com o n\u00famero de reuni\u00f5es que participam (se est\u00e1 ocupado, ent\u00e3o deve estar com muitas demandas importantes), ent\u00e3o voc\u00ea vai ter que lutar para manter a maioria das pessoas no grupo I ao inv\u00e9s de outro lugar. A maneira mais f\u00e1cil de afastar essas pessoas \u00e9 a publica\u00e7\u00e3o de atas de reuni\u00e3o. Dessa forma, eles n\u00e3o t\u00eam medo de perder algo suculento por n\u00e3o ter assistido<\/strong>, eles podem meramente ler o resumo.<\/p>\n

Pergunte a si mesmo como muitos gerentes de projeto s\u00e3o culpados por n\u00e3o publicarem as atas das reuni\u00f5es? Eles s\u00e3o os \u00fanicos que est\u00e3o lutando e que ainda n\u00e3o colocaram as pessoas nos pap\u00e9is RACI.<\/p>\n

Ironicamente, a desculpa \u00e9 que eles est\u00e3o muito ocupados<\/strong>. A raz\u00e3o pela qual eles est\u00e3o muito ocupados \u00e9 que eles est\u00e3o perdendo tempo fazendo coisas absurdas para realmente ter tempo para produzir coisas de valor.<\/p>\n

Aqui est\u00e1 tudo. Nada m\u00e1gico<\/strong>. Mas certamente funciona como m\u00e1gica. Quando voc\u00ea deixar claro que voc\u00ea tem um objetivo, determinar a equipe e especificar as tarefas necess\u00e1rias para chegar ao seu objetivo, ser\u00e1 um divisor de \u00e1guas. Os seus colegas respeitar\u00e3o a sua miss\u00e3o. Aqueles que querem saber o que est\u00e1 acontecendo n\u00e3o precisam convocar uma reuni\u00e3o para desperdi\u00e7ar o tempo precioso de sua equipe, eles podem apenas fazer login no Basecamp ou ler as \u00faltimas atas das reuni\u00f5es.<\/p>\n

Se o chef\u00e3o decidir atrapalhar voc\u00ea por causa de algum inc\u00eandio, voc\u00ea pode confiantemente dizer “sim” para qualquer um de seus pedidos, porque na mesma hora poder\u00e1 mencionar o impacto no cronograma de trabalho existente. Se o cliente decidir mudar de id\u00e9ia e aumentar o escopo do projeto (nunca fazem isso!?), ent\u00e3o voc\u00ea pode dizer “sim” – e o impacto \u00e9 de R$ X e Y dias a mais no cronograma.<\/p>\n

Voc\u00ea nunca diz “sim, mas”, estar\u00e1 discutindo com eles. Voc\u00ea diz “sim, e”. Deixe-os comprometidos com o tempo, dinheiro e escopo \u2013 para escolher dois. Se voc\u00ea seguir estas tr\u00eas etapas nesta ordem \u2013 organizar-se, ser claro em seus objetivos, e executar o modelo de gerenciamento de projetos RACI – voc\u00ea estar\u00e1 bem protegido por todos os \u00e2ngulos.<\/p>\n

As pessoas v\u00e3o se maravilhar por qu\u00e3o bem voc\u00ea gerencia e pelo bom trabalho que voc\u00ea faz<\/strong>. Ao tornar o modelo claro, todo mundo saber\u00e1 o que \u00e9 esperado, e desse modo haver\u00e1 pouco espa\u00e7o para se esconder. E voc\u00ea estar\u00e1 gastando menos tempo lidando com as mesmas velhas desculpas, e mais tempo fazendo as coisas que voc\u00ea gosta.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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